Čas je naša najpomembnejša vrednota in samo od nas je odvisno, kako in za kaj ga bomo porabili. Sodoben življenjski slog od marsikoga terja visoko časovno obremenitev z delom oziroma službo, kar vodi v pomanjkanje časa na drugih področjih življenja. Ena od pomembnih stvari, ki bi jo morali vpeljati v svojo vsakdanjo rutino, je time management. Če znamo poskrbeti za učinkovito upravljanje s časom, nam bo ostalo več časa za stvari, ki nas bogatijo in radostijo. Posledično bomo srečnejši, uspešnejši, bolj zdravi in zadovoljni s svojim življenjem. To pa je nekaj, kar si želi prav vsak izmed nas.
Ljudje, ki veliko časa porabijo za bolj donosen posel, zaslužijo več. Tisti, ki svoj čas porabijo za vlaganje v odnose, gradijo boljše vezi z drugimi. Kdor namenja večino časa ustvarjanju bolj fleksibilne kariere, uživa v svobodi. Tisti, ki porabijo svoj čas za delo na projektih z visokim družbenim donosom, bolj prispevajo družbi. Želite torej več bogastva, več prijateljstva, več svobode ali več vpliva? Vse je odvisno od tega, kako preživite in cenite svoj čas!
Učinkovito upravljanje s časom nam omogoča, da v krajšem času opravimo več, zmanjšamo stres (in izboljšamo zdravje) ter dosežemo želeni karierni uspeh. V nadaljevanju smo zbrali praktične nasvete, kako načrtovati upravljanje s časom, da boste od svojega časa lahko iztržili največ, kar lahko. Naučili se boste, kako ugotoviti, koliko je vreden vaš čas, in te informacije uporabili za učinkovitejše preživljanje svojega časa. Da lahko razumete, kako kar najbolje izkoristiti svoj čas, pa morate prej natančno vedeti, koliko je vaš čas vreden, še bolje, koliko ga cenite sami.
Težava sodobnega časa: vse daljši delovni čas in neplačane ure
Živimo v časih, ko delamo več ur kot kdaj koli prej: bodisi odgovarjamo na e-poštna sporočila pozno v noč ali se oglašamo na telefonske klice, ko se naš delovnik še niti ni začel. Neplačane nadure pa se hitro naberejo: v Združenem kraljestvu je pred pandemijo več kot 5 milijonov delavcev v povprečju opravilo 7,6 dodatnih ur na teden, kar je skupaj pomenilo 35 milijard funtov neplačanih nadur.
Glede na globalne podatke raziskovalnega inštituta ADP eden od 10 ljudi trenutno dela vsaj 20 neplačanih ur na teden. V povprečju delavci vsak teden opravijo 9,2 neplačanih nadur. Po vsem svetu se je število prezaposlenih močno povečalo zaradi epidemije covida-19 – zlasti v Severni Ameriki zaposleni zdaj opravijo dvakrat več neplačanih ur kot prej.
Delo na daljavo je težavo še poslabšalo, saj se je povprečen svetovni delovnik podaljšal za skoraj dve uri. Raziskave so pokazale, da večina delodajalcev v Združenem kraljestvu priznava, da zaposleni delajo dodatne, neplačane ure vsak dan. Delavci lahko povečanje nadur pripišejo vse bolj zabrisanim mejam med poklicnim in zasebnim življenjem. Med delodajalcem in zaposlenim se je oblikoval tihi dogovor: »Pozabite na ure po pogodbi, odjavite se lahko šele, ko končate vse naloge za danes!«
Covid-19 je težavo še poslabšal, saj je normaliziral neplačane ure izven delovnega časa, a so bile te stalnica že desetletja prej. V nekaterih državah, na primer na Japonskem, so taka kulturna pričakovanja: trdo delo in dolge ure v pisarni so vrlina in način, kako narediti vtis na svojega šefa. V drugih državah so neplačane nadure lahko posledica pritiska vrstnikov, želje po napredku ali nesposobnosti reči »ne« (zato na primer takoj odgovorimo na šefovo e-poštno sporočilo, ki smo ga prejeli izven delovnega časa).
Zaradi vsega tega je dobro upravljanje s časom v tem trenutku bolj aktualen kot kdaj koli prej. Je tisto nekaj, kar nam lahko dobesedno – reši življenje!
Prednosti, ki jih ima dobro upravljanje s časom
Dobro upravljanje s časom pomeni večjo učinkovitost in produktivnost. Skrbno načrtovan time management bo v vaše življenje prinesel drobne »novosti«, premike, ki bodo na dolgi rok imeli za rezultat boljše in uspešnejše življenje. Da boste poželi sadove dobrega upravljanja s časom, bodite pri upravljanju časa vztrajni in ne obupajte prehitro.
Ena od prvih pozitivnih sprememb, ki jih boste začutili, ko boste svoj vsakdan začeli skrbneje časovno načrtovati, je manj stresa in tesnobe. Sestavljanje in upoštevanje urnika opravkov ali opravil vam bo pomagalo, da se izognete skrbem, da vsega ne bi mogli opraviti. Ko boste na seznamu označevali, kaj ste že opravili, boste lahko videli, da dosegate oprijemljiv napredek.
Dobro upravljanje s časom pomeni več dodatnega časa, ki ga lahko preživite kakor koli želite. Ljudje, ki učinkovito upravljajo čas, imajo na voljo več časa za hobije in druge osebne dejavnosti. Dobro upravljanje časa vam bo prineslo več novih priložnosti in zmanjšalo porabo časa za nepomembne dejavnosti. V krajšem času boste lahko dosegli več ciljev, ki ste si jih zadali.
Nenazadnje je dobro upravljanje s časom ena od ključnih lastnosti, ki jih iščejo delodajalci. Sposobnost določanja prioritet in načrtovanja dela je namreč izjemno zaželena v vsakem podjetju ali organizaciji.
Nasveti za učinkovito upravljanje s časom
Da boste od svojega časa lahko iztržili kar največ, je pomembno, da poskrbite za maksimalno upravljanje s časom. Tega se lotite s pomočjo spodnjih nasvetov:
1. Zastavite si realne cilje
Cilji naj bodo dosegljivi in merljivi. Postavite si ustrezne in jasno določene (specifične) cilje. Vpeljite tudi časovno komponento – določite časovni okvir, kdaj jih boste dosegli.
2. Pametno določite prioritete
Prednost dajte nalogam, ki so pomembnejše in nujnejše. Svoje dnevne naloge razporedite v naslednje štiri kategorije:
- Pomembno in nujno: te naloge opravite takoj.
- Pomembno, vendar ni nujno: odločite se, kdaj boste opravili te naloge.
- Nujno, a ne pomembno: če je mogoče, prenesite te naloge na nekoliko kasnejši čas.
- Ni nujno in ni pomembno: odložite za pozneje.
3. Časovno omejite dokončanje nalog
Za opravljanje vsake naloge določite rok oziroma »časovno omejitev«, kdaj mora biti opravljena. To vam bo pomagalo, da boste pri izpolnjevanju nalog bolj osredotočeni in učinkoviti. Z določanjem časovnih omejitev boste tudi lažje prepoznali morebitne težave, še preden se pojavijo.
4. Ne pozabite na odmor
Nalog, ki si jih zadajate, ne opravljajte kot po tekočem traku. Če bi opravljali veliko nalog brez odmora, boste težje ostali osredotočeni in motivirani. Med opravili si vzemite nekaj odmora, da se osvežite in razbistrite misli. Rešitve so lahko npr. krajši spanec, hiter sprehod ali meditacija.
5. Organizirajte se
Za upravljanje s časom na dolgi rok se poslužujte svojega koledarja. Vanj si zapišite vse roke za izvedbo projektov ali dokončanje nalog, vezanih na večji projekt. Določene dneve v tednu lahko posvetite določenim opravilom.
6. Odstranite nebistveno
Ugotovite, kaj je pomembno in kaj si zasluži vaš čas, pri tem pa »črtajte« vse naloge ali dejavnosti, ki so odvečne. Na tak način se vam bo sprostilo več časa, ki ga boste lahko porabili za resnično pomembne stvari.
7. Načrtujte vnaprej
Vsak dan začnite z jasno predstavo o tem, kaj morate storiti tistega dne. Poskusite vpeljati v svoj vsakdan navado, da ob koncu vsakega delovnika sestavite svoj seznam »opravkov« za naslednji delovni dan. Tako boste naslednje jutro začeli z jasno začrtano vizijo in ciljem, katere naloge vas čakajo tistega dne.
Kakšne posledice ima slabo upravljanje s časom?
Če je upravljanje s časom slabo, se to odraža v slabi učinkovitosti in nizki produktivnosti. Brez dobrega time managementa nam namreč ne uspe načrtovati in dosegati vseh ciljev. Včasih je za dokončanje več pomembnih nalog pomembno to, da sorodne naloge opravite skupaj ali pa zaporedno. Če tega ne načrtujete vnaprej, se lahko »zavozlate« in »skakati« boste morali naprej in nazaj od ene do druge naloge, pri tem pa izgubili ogromno časa.
Prav ogromno zapravljenega časa je naslednja slabost pomanjkljivega upravljanja s časom. Eden od »klasičnih« motilcev med opravljanjem nalog je klepetanje s prijatelji na socialnih omrežjih. Če svojih ciljev nimate jasno zastavljenih, boste izgubljali fokus, čas pa vam bo polzel skozi prste.
Ker boste v zadnjem trenutku hoteli nadoknaditi zamujeno, bo kakovost opravljenega dela veliko slabša, kot bi bila, če bi bilo upravljanje časa ustrezno. Morda pa vam dela sploh ne bo uspelo opraviti pravočasno – če ste nezanesljivi, boste naredili negativen vtis na delodajalca ali stranko (ki se bo najverjetneje preusmerila drugam).
Brez jasnega upravljanja s časom ne boste imeli jasne vizije, kaj je naslednja naloga, ki je pred vami. Izguba nadzora nad svojim življenjem pa lahko vodi k povečanemu stresu in tesnobi.
Avtorica: Tanja Žuvela
