Popularni Microsoft Teams se je v zadnjih dveh letih izkazal kot nepogrešljiv za oddaljeno delo, sodelovanje skupine in izobraževanje, zato ni presenečenje, da ga Microsoft hitro nadgrajuje. Ste prepričani, da ga popolnoma obvladate?
Microsoft je poleti uradno objavil, da so zabeležili več kot 250 milijonov aktivnih dnevnih uporabnikov, kar glede na razmere v svetu in kljub manj pogostemu delu in izobraževanju na daljavo, ne bi smelo biti presenečenje. Orodje je namreč privzeto v podjetjih, ki so se odločili za celovito rešitev Microsoft 365 in v izobraževalnih ustanovah. V Sloveniji imajo na primer vsi učenci, dijaki in študenti brezplačno na voljo Microsoft pisarniške programe, aplikacije in storitve. Tako je lani, ko so bile šole zaprte in kasneje za razrede v karanteni, izobraževalni proces skoraj v celoti in zalo uspešno potekal preko orodja Microsoft Teams. Poleg zmogljivosti se je izkazal še s preprosto uporabo, tako da so ga hitro sprejeli tako otroci kot učitelji.
Uporabnost in popularnost orodja Microsoft Teams v poslovnem svetu pa je še večja kot v šolstvu. Ne glede na zdravstvene razmere. Podjetja so namreč dojela, da je delo od doma in sestankovanje preko video povezav stroškovno učinkovitejše od dela v pisarnah in sestankovanja v živo. Video konference ostajajo, zato ni odveč redno spremljanje napredka in osvajanje zahtevnejših funkcij za še boljše in sodobnejše pristope pri delu.
Kazalo
Napredne funkcije Microsoft Teams, ki jih morda ne poznate
Večina uporabnikov je bila prisiljena orodje Teams sprejeti preko noči in ker ima delo vedno prednost, je zelo mogoče, da niste imeli časa raziskati, kaj vse omogoča. Kaj vse vam je na dosegu roke in lahko izboljša učinkovitost dela. Nič hudega, saj je Microsoft že pred časom sestavil seznam naprednih funkcij, ki jih morda ne poznate, a bi jih z veseljem uporabljali.
Centralizirano upravljanje dokumentov
Microsoft Teams je veliko več kot le prostor za komunikacijo, kajti dokumenti so pomembni sestavni del sestanka. Zato se vam splača uporabiti funkcijo centraliziranega upravljanja z dokumenti in okolje za sestankovanje na daljavo prilagoditi shranjevanju in skupni rabi datotek. Združite spletno shrambo OneDrive in spletno orodje za skupinsko delo SharePoint z Microsoft Teams ter ustvarite prostor za dokumente, stike, opravila, koledarje in zapiske v beležnici OneNote. Datoteke organizirajte v knjižnice, ustvarite sezname za preprostejšo organizacijo podatkov, uredite spletna mesta v vozlišča in še veliko več. Možnosti so namreč resnično neskončne.
Avtomatizirani potek dela
Ste se naveličali vsakič znova pisati navodila zase ali za svojo ekipo? Ustvarite raje delovne tokove z aplikacijo Power Automate, ki je namenjena avtomatiziranju ponavljajočih se opravil. Omogoča namreč ustvarjanje in upravljanje delovnih tokov, poenostavitev postopka odobritve ter celo uporabo robotkov za sprožitev načrtovanih tokov znotraj orodja Teams. Če vi in vaša ekipa aplikacije do zdaj še niste uporabljali, je skrajni čas, da jo vsaj preizkusite in se prepričate o njeni uporabnosti.
Upravljanje delovnih obremenitev
Ko dodeljujete skupini opravila, ki jih je treba izvesti, uporabite aplikacijo za načrtovanje opravil Planner. Ustvarite kanal skupine in jo vežite nanj, da bodo člani ekipe spremljali izvajanje opravil, prejemali obvestila o novih in še veliko drugega.
Opozorila za delo
Ni potrebe, da bi zato uporabili elektronsko pošto podjetja, raje v ta namen ustvariti kanal skupine v okolju orodja Microsoft Teams. Preko njega boste hitro obvestili ekipo o pomembnih spremembah, posodobitvah in novicah, brez strahu, da bi se sporočila izgubila v mapi »prejeto« poštnega predala. Poleg tega se lahko člani vedno sklicujejo nanje, saj jih je preprostejše najti v centraliziranem kanalu kot v prenatrpanem poštnem predalu poleg vseh ostalih sporočil. Organizacija je pomemben element produktivnosti, in če iskane informacije vezane na en projekt najdete hitro, več časa ostane za izvedbo nalog.
Varno sodelovanje s člani izven podjetja
Člani projektne skupine niso vedno le zaposleni v podjetju, zato je izrednega pomembna varnost sodelovanja v razširjenih skupinah. Orodje Microsoft Teams zato ponuja možnost, da v skupino povabite zunanje uporabnike, kot so stranke, dobavitelji ali partnerji, ki se lahko pridružijo kanalom in klepetom ter jim omogoči sodelovanje v realnem času. Kar ni mogoče v primeru skupinskega dela preko elektronske pošte.
V skupino lahko povabite, kogar koli želite, dovolj je, da ima veljaven poslovni ali osebni naslov elektronske pošte, na katere pošljete vabila, medtem ko ima skrbnik vedno možnost nadzorovati, do katerih funkcij, virov in dokumentov imajo gosti dostop. Microsoftovi programi, aplikacije in storitve, med kateri sodi tudi Microsoft Teams, izpolnjujejo različne varnostne standarde, kot so ISO 27001, HIPPA in SOC 2, ki so jamstvo, da bodo spletna mesta ostala zaščitena tudi med skupinskim delom z uporabniki izven podjetja.
Integracija z orodji, ki jih že uporabljate
V podjetju ne uporabljate le Microsoftovih programov, zato se splača preveriti, katere programe ali storitve preko vtičnikov lahko povežete z orodjem Microsoft Teams. Težko je reči, v kolikšni meri vam bo integracija uspelo, ker je odvisno od rešitev, ki jih uporabljate. Toda ne pozabite, da to lahko še dodatno pomaga centralizirati vsakodnevna opravila. Namesto da bi porabili čas za skakanje med njimi, iskanje podatkov in prenašanje sem ter tja, je veliko bolj elegantno ves čas ostati v okolju enega in imeti tam na razpolago vse, kar pri svojem delu potrebujete.
Microsoftov poslovni metaverzum
Z zasnovo metaverzuma, ki naj bi v še ne opredeljeni prihodnosti zamenjal internet, se ne spogleduje le Facebook. Meta (Facebook) želi omogočiti sodelovanje v izobraževanju, delu in družbenem kontekstu, medtem ko je za Microsoft zanimiva navidezna (virtualna) pisarna. Zelo posplošeno metaverzum sestavljajo navidezni oziroma umetno oblikovani svetovi. Podobni so okolju iger tipa peskovnika, med katerimi verjetno prednjači Minecraft in jih je možno raziskovati z računalniki, igralnimi konzolami, pametnimi telefoni in nosljivimi napravami.
Bistvene bodo naprave navidezne ali dodane resničnosti za polno čutenje digitalne grafike in zvoka, da bi se morda celo bolje znašli v navideznem kot v resničnem svetu, kjer bo trmasto ostalo telo. Druge uporabnike boste gledali preko njihovih avatarjev, pri čemer si bo vsak izbral svojega.
Poleg ljudi bodo v njem boti – avatarji umetne inteligence, s katerimi bo ravno tako možno komunicirati na človeku naravne načine. Med video konferenco ne boste na zaslonu računalnika opazovali obrazov sogovornikov, saj bo vaš avatar sedel v navidezni pisarni. Skoraj identično, kot če bi v živo sestankovali v sejni sobi, le da boste fizično lahko kjerkoli. Microsoft je že objavil računalniško generirane slike metaverzuma v orodju Microsoft Teams, ki kažejo, da bo šel razvoj v tej smeri.
Zadnje novosti
- V nastavitvah lahko izberete, da se nov klepet začne v glavnem ali v novem oknu.
- Tabela (whiteboard) v klepetu, kanalih in na sestankih je povsem prenovljena, da bi zagotovila vizualno bogat prostor za učinkovito sodelovanje. Na voljo je več novih predlog, ki omogočajo vstavljanje slik, spreminjanje barve ozadja oziroma oblike tabele in drugih vsebin.
- Na sporočila lahko odgovarjate neposredno v klepetu. Dovolj je, da kazalnik miške premaknete nad sporočilo, na katero želite odgovoriti.
- Kadar orodje Microsoft Teams uporabljate za osebne namene, imate na tipkovnici na voljo nove kombinacije tipk (bližnjice) za učinkovitejše klepetanje.
- Če uporabljate funkcijo snemanja sestanka, lahko vklopite še prepis pogovora v realnem času. Da ne bi pozabili, je po novem na voljo funkcija samodejnega snemanja.
- Uporabniki računalnikov Mac lahko izbirajo med prikazom obvestil v okolju Microsoft Teams ali na namizju operacijskega sistema macOS.
- Ni se vam več treba ubadati z nastavitvami delovanja mikrofona, saj lahko orodje Teams to samodejno stori namesto vas.
- Kakovost video povezave je odvisna od povezave v internet in ravno tako do zmogljivosti računalniške opreme. Da bi vse skupaj lažje nadzirali, so vam na voljo podatki o hitrosti prikazanih sličic na sekundo (fps), količina poslanih in prejetih podatkov ter pasovni širini.
- Organizatorji dogodka lahko izpostavijo več ljudi, tako da pripnejo njihov video tok ali sliko računa.
- V naboru čustvenikov (emojčkov) so na voljo nove kategorije in barve kože likov, ki predstavljajo ljudi.
Avtor: Marjan Kodelja
