[ZASTONJČEK] Digitalni podpis v PDF dokumentu

Skoraj vsak, ki prvič podpisuje PDF dokument z digitalnim certifikatom, se sreča s težavo, saj v programu Adobe Acrobat Reader klikne na pero za podpis, ki se zdi najbolj logična izbira. Pa vendar temu ni tako. Elektronski podpis in digitalni podpis nista isto. Tule se bomo posvetili samo temu, kako z digitalnim certifikatom podpisati PDF dokument. V nadaljevanju preberite tudi, zakaj sploh potrebujemo digitalni podpis, kako lahko koristi vašemu podjetju uvedba e-podpisovanja in kako varno zaščititi digitalno potrdilo pred zlorabo.

Digitalni podpis PDF dokumenta overi njegovo vsebino oziroma ga potrdi. Za ustvarjanje digitalnega podpisa imate več možnosti – lahko je natipkan, narisan ali vstavljen kot slika vašega lastnoročnega podpisa. Lahko mu dodate poljubno besedilo, na primer vaše ime in priimek, naziv, podjetje ali datum. Ko digitalno podpisan PDF dokument shranite, postaneta tako podpis kot besedilo del PDF dokumenta.

Digitalni podpis je enakovreden fizičnemu

Digitalni podpis, overjen s kvalificiranim digitalnim potrdilom, in lastnoročen podpis (fizičen podpis na papirju) sta enakovredna. Vendar pa mora digitalni podpis, da je verodostojen, izpolnjevati določene zahteve: povezan mora biti samo z eno osebo, torej podpisnikom dokumenta. Ustvarjen je lahko samo s sredstvi za varno elektronsko podpisovanje, ki so pod nadzorom podpisnika. S podatki, na katere se nanaša, mora biti povezan tako, da je vsaka naknadna sprememba podatkov vidna. Da je digitalni podpis polno verodostojen, mora biti časovno žigosan.

Elektronski podpis je urejen z Zakonom o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu (ZEPEP).

Digitalni podpis in njegove prednosti

Prednost digitalnega podpisovanja je v enostavnosti njegove uporabe, prihranku časa ter dodatnih poti in dela (npr. skeniranja in tiskanja pogodb), ki bi ga imeli v primeru rokovanja s fizičnimi dokumenti. Omogoča nam, da se na dokumente verodostojno podpisujemo samo z enim klikom – bolj preprosto in enostavno kot tako ne gre. Partnerju ali stranki lahko pogodbo pošljete po elektronski pošti in jo čez petnajst minut dobite vrnjeno in digitalno podpisano.

Poleg pogodb se podjetja srečujejo z vrsto interne dokumentacije, kjer je potreben podpis odgovorne osebe. Samo pomislite na dokumentacijo, s katero se potrjuje bolniška odsotnost ali letni dopust. Z digitalnim podpisovanjem lahko v podjetju prihranite ogromno časa, ki ga lahko porabite za projekte in svoj posel. E-podpisovanje je še posebej dobrodošlo v času, ko vse več ljudi dela na daljavo.

Zaradi vsega naštetega je prihodnost nedvomno v digitalnem podpisovanju. Če ne veste, kako začeti in kakšen je postopek digitalnega podpisovanja, berite dalje.

Digitalni certifikat

Da bi se sploh lahko digitalno podpisali, potrebujemo digitalni certifikat. V Sloveniji so priznana naslednja kvalificirana digitalna potrdila, ki jih izdajajo štiri ponudniki: 

• SIGOV-CA in SIGEN-CA (izdaja ju Ministrstvo za javno upravo),
• POŠTA®CA (izdajatelj je Pošta Slovenije d.o.o.),
• HALCOM-CA (izdajatelj je Halcom d.d.) in
• AC NLB (izdajatelj je Ljubljanska banka d.d.).

Kvalificirano digitalno potrdilo nudi varnost, ki jo potrebujemo v pravnem prometu in pri digitalnem podpisovanju pogodb. Omogoča izpolnjevanje zakonskih pogojev in povezovanje elektronskega podpisa s točno določeno osebo. Je osnovni element varnosti pri digitalnem podpisovanju, poslovanju in preverjanju digitalnega podpisa.

Kako nastaviti Adobe Acrobat Reader

Če digitalnega podpisa ne uporabljate ravno vsak dan, boste verjeno imeli težavo tudi ob ponovitvah, saj je pravilni vrstni red neobičajno zapleten. Pa začnimo. Preden uporavite digitalni podpis PDF dokumenta je potrebno v programu Adobe Acrobat Reader prilagoditi nekatere nastavitve.

1. Zaženite program Adobe Acrobat Reader in v menijski vrstici zgoraj izberite »Edit«. Na dnu menija, ki se odpre, izberite »Preferences«.
2. Odpre se novo okno, v katerem izberete »Security (Enhanced)«. Odstranite kljukici pri »Enable Protected Mode at startup« in »Enable Enhanced Security«. Na dnu okna kliknite »OK« in s tem se okno zapre.
3. Program Adobe Acrobat Reader sedaj zaprite, in sicer s klikom na »File« v zgornji menijski vrstici in izbiro »Exit Application«.
4. Program ponovno odprite. Ponovno izberite »Edit« in nato »Preferences« (kot v 1. koraku). Sedaj kliknite »Signatures«. V razdelku z imenom »Identities & Trusted Certificates« kliknite »More«.
5. Odpre se vam novo okno. Na levi izberite »PKCS#11 Modules and Tokens« in nato »Attach Module«. Odpre se še eno okno.
6. Izberite pot »C:\Program Files (x86)\Personal\bin«. Kliknite na »personal.dll« in nato na »Open«.
7. Zgoraj desno kliknite križec in s tem zaprite okno.
8. Kliknite na »OK« in s tem potrdite nastavitve.

Digitalno podpisovanje PDF dokumenta korak za korakom

Ko ste opravili v predhodnem poglavju opisano prilagoditev nastavitev, sledite naslednjim korakom:

V programu Adobe Acrobat Reader zgoraj kliknite »Tools« (Orodja)

Nato v novem menuju izberite ikono peresa, imenovano »Certificates« (Potrdila).

Šele nato lahko kliknite na “pravi” »Digitally sign« (Digitalno podpiši).

Zdaj skoraj ne morete več zgrešiti:

1. Z levim miškinim gumbom označite mesto na dokumentu, kjer se želite podpisati.
2. Ko izberete polje za podpis, se vam odpre okno, v katerem izberete digitalno potrdilo. Izberite ga in kliknite »View Detalis«.
3. Odpre se vam novo okno. Tu kliknite zavihek »Trust« in nato »Add to trusted certificates«.
4. Zdaj obkljukajte »Use this certificate as a trusted root in certified documents«. Kliknite »OK« in okno se zapre.
5. Kliknite »Continue«.
6. Kliknite »Sign«.
7. Izberite mesto na računalniku, kamor želite shraniti digitalno podpisani dokument. Dokument shranite kot kopijo, ki jo označite npr. z »Ime dokumenta – podpisal J. Horvat).
8. Vpišite PIN svojega digitalnega potrdila (oziroma v nekaterih primerih kliknite »Dovoli«).
9. Dokument je podpisan. Veljavnost podpisa preverite tako, da kliknete na podpis.

Naprednejši ali zahtevnejši uporabniki lahko v PDF dokument vstavite tudi svoj skeniran lastnoročni digitalni podpis. V programu Adobe Acrobat Reader liknite »Tools« in izberite »Fill & Sign«. Če še nimate skena svojega lastnoročnega podpisa, ga lahko ustvarite v Adobe Acrobat Readerju. Za vstavitev podpisa imate dve možnosti:

• Draw – podpišete se s pomočjo zaslona na dotik ali miške (manj priporočljiva možnost).
• Image – podpišete se na list papirja, ki ga slikate dovolj od blizu s telefonom in sliko naložite na računalnik. V Adobe Acrobat Readerju pod možnostjo »Fill & Sign« in nadalje »Image« izberete sliko svojega podpisa.

Je možno digitalni podpis odstraniti?

V primeru, da ste edini podpisnik dokumenta vi, lahko svoj digitalni podpis odstranite in nadaljujete z urejanjem dokumenta. Za odstranjevanje svojega digitalnega podpisa z desno miškino tipko kliknite na podpis in izberite »Počisti podpis«.

V primeru, da je bilo podpisnikov več, zahtevajte od avtorja, da v skupno rabo posreduje nepodpisan dokument (kopijo ali izvirnik).

Če je bil PDF po podpisovanju zaklenjen in dostopen le za branje, ga ne morete več spreminjati (niti dodati digitalnega podpisa). »Zakleni dokument po podpisovanju« je možnost, ki vam pride prav le, če ste vi edini ali pa zadnji podpisnik.

Podpisovanje preko spleta – storitev javne uprave

PDF dokument lahko digitalno podpišete dokument tudi preko spleta, s pomočjo storitve javne uprave, to je sistemom SI-PASS. Ko v programu Adobe Acrobat Reader izberete možnost za digitalni podpis, boste preusmerjeni v sistem SI-PASS. Po prijavi v sistem lahko začnete s postopkom pridobitve digitalnega potrdila SI-PASS, s katerim boste lahko elektronsko podpisali PDF dokument. Ko vam bo izdan SI-PASS, kliknete na gumb »Nazaj na e-podpis«, ki vas preusmeri na obrazec za elektronski podpis. Podrobnejša navodila so dostopna tukaj. 

Kako varno hraniti digitalno potrdilo?

Če imate digitalno potrdilo shranjeno na svojem računalniku, je izpostavljeno potencialni kraji in zlorabam. Zaščitite ga lahko na naslednje načine:

• s pametnim ključkom,
• v oblačni storitvi,
• v NAS sistemu,
• na serverju.

Kdaj digitalno potrdilo preklicati?

V primeru, da je ogrožena zanesljivost uporabe ključa, če sumite na zlorabo, ste spremenili svoje podatke ali izbrisali svoje digitalno potrdilo, ga morate preklicati. To lahko opravite ustno ali pisno v elektronski obliki, prek telefona ali osebno pri njegovem izdajatelju.

Avtorica: Tanja Žuvela