Kako digitalno podpisati PDF dokument? Digitalni podpis PDF korak za korakom

Digitalni podpis PDF dokumenta omogoča hitro, varno in pravno veljavno podpisovanje dokumentov brez tiskanja in skeniranja.

V praksi se najpogosteje uporablja digitalno potrdilo (npr. SIGEN-CA, POŠTA®CA ali Halcom-CA) ter program Adobe Acrobat Reader ali spletne storitve e-podpisovanja.

Če se sprašujete, kako digitalno podpisati PDF dokument, je postopek precej enostaven: odprete dokument, izberete možnost za digitalni podpis, izberete digitalni certifikat in dokument shranite kot podpisano kopijo.

Pomembno pa je razumeti razliko med elektronskim podpisom (npr. narisan podpis) in kvalificiranim digitalnim podpisom, ki zagotavlja višjo raven varnosti in pravne veljavnosti.

V nadaljevanju boste našli korake za digitalno podpisovanje PDF dokumenta, nastavitve v Adobe Acrobat Readerju ter ključne nasvete za varno uporabo digitalnega potrdila v podjetju ali pri vsakodnevnem poslovanju.

V novejših različicah Adobe Acrobat Readerja se imena menijev lahko nekoliko razlikujejo, zato v programu poiščite možnost za uporabo digitalnega potrdila oziroma certifikata.

Najpogosteje jo najdete v razdelku Vsa orodja / All tools > Uporabi potrdilo / Use a certificate > Digitalno podpiši / Digitally sign.

Kako digitalno podpisati PDF dokument?

Digitalno podpisovanje PDF dokumenta z digitalnim potrdilom poteka v nekaj osnovnih korakih in je danes standard pri podpisovanju pogodb, obrazcev in uradnih dokumentov.

Najpogosteje se dokument digitalno podpiše v programu Adobe Acrobat Reader, lahko pa tudi preko spletnih rešitev za e-podpisovanje ali storitev javne uprave (npr. SI-PASS).

Za uspešen digitalni podpis PDF dokumenta potrebujete:

• veljavno digitalno potrdilo (SIGEN-CA, POŠTA®CA, Halcom-CA ipd.)
• program za podpisovanje (npr. Adobe Acrobat Reader)
• PDF dokument, ki ga želite podpisati

Ko izberete možnost “Digitally Sign” (Digitalno podpiši), označite mesto podpisa, izberete digitalni certifikat, vnesete PIN in dokument shranite. Tako ustvarjen digitalni podpis potrdi identiteto podpisnika in zagotavlja, da dokument po podpisu ni bil spremenjen.

Kako nastaviti Adobe Acrobat Reader za digitalni podpis PDF

V novejših različicah Adobe Acrobat Readerja v večini primerov dodatne nastavitve niso potrebne. Če imate digitalno potrdilo pravilno nameščeno, ga program običajno sam zazna pri izbiri možnosti za digitalni podpis.

Dodatne nastavitve so lahko potrebne predvsem pri uporabi pametne kartice, USB ključka, varnostnega tokena ali posebne programske opreme izdajatelja digitalnega potrdila.

V tem primeru najprej preverite navodila izdajatelja potrdila in posodobite gonilnike oziroma programsko opremo za uporabo certifikata.

Varnostnih nastavitev, kot sta Protected Mode in Enhanced Security, ni priporočljivo izklapljati kot splošni korak. To storite le, če vam to izrecno svetuje uradna tehnična podpora ponudnika digitalnega potrdila ali skrbnik informacijske opreme v podjetju.

Digitalno podpisovanje PDF dokumenta korak za korakom

Ko imate digitalno potrdilo nameščeno in delujoče, lahko PDF dokument podpišete neposredno v programu Adobe Acrobat Reader.

V programu Adobe Acrobat Reader odprite PDF dokument in izberite možnost Vsa orodja / All tools.

Nato izberite Uporabi potrdilo / Use a certificate.

Kliknite Digitalno podpiši / Digitally sign. Če uporabljate slovensko ali drugo jezikovno različico programa, se lahko ime možnosti nekoliko razlikuje, zato poiščite funkcijo za podpisovanje z digitalnim potrdilom.

Zdaj skoraj ne morete več zgrešiti:

1. Z levim miškinim gumbom označite mesto na dokumentu, kjer se želite podpisati.
2. Ko izberete polje za podpis, se vam odpre okno, v katerem izberete digitalno potrdilo. Izberite ga in kliknite “View Details”.
3. Odpre se vam novo okno. Tu kliknite zavihek “Trust” in nato “Add to trusted certificates”.
4. Zdaj obkljukajte “Use this certificate as a trusted root in certified documents”. Kliknite OK in okno se zapre.
5. Kliknite Continue.
6. Kliknite Sign.
7. Izberite mesto na računalniku, kamor želite shraniti digitalno podpisani dokument. Dokument shranite kot kopijo, ki jo označite npr. z Ime dokumenta – podpisal J. Horvat.
8. Vpišite PIN svojega digitalnega potrdila (oziroma v nekaterih primerih kliknite Dovoli).
9. Dokument je podpisan. Veljavnost podpisa preverite tako, da kliknete na podpis.

Ali je digitalni podpis enakovreden lastnoročnemu podpisu?

Lastnoročnemu podpisu je po evropski uredbi eIDAS enakovreden kvalificirani elektronski podpis. To pomeni, da mora biti podpis ustvarjen z ustreznim kvalificiranim potrdilom in sredstvom za varno ustvarjanje podpisa.

Preprost elektronski podpis, na primer narisan podpis z miško, vstavljena slika podpisa ali natipkano ime, je lahko uporaben pri manj formalnih dokumentih, vendar nima samodejno enake pravne teže kot kvalificirani elektronski podpis.

Vendar pa mora digitalni podpis, da je verodostojen, izpolnjevati določene zahteve:

• povezan mora biti samo z eno osebo, torej podpisnikom dokumenta.
• Ustvarjen je lahko samo s sredstvi za varno elektronsko podpisovanje, ki so pod nadzorom podpisnika.
• S podatki, na katere se nanaša, mora biti povezan tako, da je vsaka naknadna sprememba podatkov vidna.
• Časovni žig dodatno okrepi dokazljivost, kdaj je bil dokument podpisan, zato je posebej priporočljiv pri pogodbah, uradnih dokumentih in dokumentih, ki jih boste morda morali dokazovati tudi čez več let.

Elektronski podpis je urejen z Zakonom o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu (ZEPEP) ter evropsko uredbo eIDAS, ki ureja pravno veljavnost elektronskih in digitalnih podpisov v EU.

Prednosti digitalnega podpisovanja PDF dokumentov

Prednost digitalnega podpisovanja je v enostavnosti uporabe, prihranku časa ter dodatnih poti in dela (npr. skeniranja in tiskanja pogodb ter pošiljanja po pošti), ki bi ga imeli v primeru rokovanja s fizičnimi dokumenti.

Digitalni podpis PDF dokumenta močno skrajša administrativne postopke, saj odpadejo tiskanje, ročno podpisovanje, skeniranje in fizično pošiljanje dokumentov. Pogodbo, obrazec ali interno soglasje lahko pošljete po elektronski pošti in ga prejmete nazaj podpisanega v digitalni obliki.

Poleg pogodb se podjetja srečujejo z vrsto interne dokumentacije, kjer je potreben podpis odgovorne osebe. Samo pomislite na dokumentacijo, s katero se potrjuje bolniška odsotnost ali letni dopust.

Z digitalnim podpisovanjem lahko v podjetju prihranite ogromno časa, ki ga lahko porabite za projekte in svoj posel. Digitalno podpisovanje je še posebej dobrodošlo v času, ko vse več ljudi dela na daljavo.

Je možno digitalni podpis odstraniti?

V primeru, da ste edini podpisnik dokumenta vi, lahko svoj digitalni podpis odstranite in nadaljujete z urejanjem dokumenta. Za odstranjevanje svojega digitalnega podpisa z desno miškino tipko kliknite na podpis in izberite “Počisti podpis”.

V primeru, da je bilo podpisnikov več, zahtevajte od avtorja, da v skupno rabo posreduje nepodpisan dokument (kopijo ali izvirnik).

Če je bil PDF po podpisovanju zaklenjen in dostopen le za branje, ga ne morete več spreminjati (niti dodati digitalnega podpisa). “Zakleni dokument po podpisovanju” je možnost, ki vam pride prav le, če ste vi edini ali pa zadnji podpisnik.

Kako digitalno podpisati PDF preko SI-PASS (e-Uprava)

SI-PASS lahko uporabite tudi za podpisovanje samostojnih dokumentov, ki jih imate shranjene na računalniku, tablici ali telefonu. To je uporabno, kadar želite dokument podpisati v brskalniku in ne želite uporabljati lokalnega programa za podpisovanje PDF datotek.

Pomembno: podpisovanje preko SI-PASS se ne izvaja neposredno v programu Adobe Acrobat Reader, temveč v spletnem okolju SI-PASS. Do podpisovanja lahko pridete prek eUprave, SPOT-a ali druge storitve, ki zahteva podpis, lahko pa podpišete tudi samostojen dokument.

Postopek elektronskega podpisovanja v SI-PASS (korak za korakom)

1. V aplikaciji ali storitvi izberete možnost “Podpiši”, nato ste preusmerjeni v sistem SI-PASS.
2. Prijavite se z izbranim načinom prijave (npr. kvalificirano digitalno potrdilo, SI-PASS račun ipd.).
3. Če še nimate digitalnega potrdila SI-PASS, začnete postopek njegove pridobitve in potrdite posredovanje podatkov.
4. Vnesete svoje geslo SI-PASS in potrdite pogoje uporabe.
5. Sistem izda vaše digitalno potrdilo SI-PASS (postopek lahko traja nekaj sekund).
6. Po izdaji potrdila kliknete “Nazaj na e-podpis”, kjer se odpre obrazec za podpis dokumenta.
7. Na obrazcu preverite dokument (npr. PDF), vnesete geslo SI-PASS in izberete “Podpiši”.
8. Po uspešnem elektronskem podpisu ste preusmerjeni nazaj v aplikacijo, kjer ste začeli postopek podpisovanja.

Podrobnejša navodila so dostopna tukaj. 

Kdaj uporabiti SI-PASS namesto Acrobat Readerja?

Podpisovanje preko SI-PASS je najbolj smiselno, ko:

• podpisujete dokumente v e-Upravi ali državnih portalih,
• podpisujete uradne obrazce in vloge,
• nimate nameščenega lokalnega programa za digitalno podpisovanje,
• želite podpisovati dokumente neposredno v brskalniku,
• želite podpisati samostojen dokument brez nastavljanja certifikata v Adobe Acrobat Readerju.

Za interne dokumente, pogodbe in poslovne PDF-je pa podjetja pogosteje uporabljajo digitalni podpis v Adobe Acrobat Readerju ali namenskih e-podpisnih rešitvah.

SI-PASS ali lokalni digitalni podpis (kratka razlika)

• SI-PASS: spletno podpisovanje preko državnega sistema (brskalnik)
• Adobe Acrobat + certifikat: lokalni digitalni podpis PDF na računalniku
• Vizualni podpis (slika podpisa): ni enakovreden kvalificiranemu digitalnemu podpisu

Elektronski podpis (slika podpisa) ali digitalni podpis PDF?

Pri podpisovanju PDF dokumentov pogosto prihaja do zmede med elektronskim podpisom in digitalnim podpisom, saj se na prvi pogled zdita enaka, vendar imata različno pravno in tehnično vrednost.

Elektronski podpis je najosnovnejša oblika podpisa v digitalnem dokumentu. To je lahko:

• narisan podpis z miško ali prstom,
• vstavljena slika lastnoročnega podpisa,
• natipkano ime v podpisnem polju.

Tak podpis je primeren za neuradne dokumente (npr. interne dokumente, ponudbe, enostavne dogovore), vendar ne zagotavlja visoke ravni varnosti, saj ne preverja identitete podpisnika in ne zaščiti dokumenta pred spremembami.

Digitalni podpis PDF pa uporablja kvalificirano digitalno potrdilo (npr. SIGEN-CA, POŠTA®CA, Halcom-CA) in kriptografsko zaščito, ki:

• potrdi identiteto podpisnika,
• zagotavlja celovitost dokumenta (vidna je vsaka sprememba po podpisu),
• omogoča pravno veljavnost podpisa.

Ključna razlika je v varnosti in dokazljivosti:
elektronski podpis je predvsem vizualen, digitalni podpis pa je tehnično overjen in preverljiv.

Za pogodbe, uradne dokumente, obrazce in poslovno komunikacijo je zato priporočljiv digitalni podpis PDF z digitalnim potrdilom, saj ima bistveno višjo stopnjo zaupanja in pravne veljavnosti kot preprost narisan ali vstavljen podpis.

Kako varno hraniti digitalno potrdilo?

Če imate digitalno potrdilo shranjeno na svojem računalniku, je izpostavljeno potencialni kraji in zlorabam.

Digitalno potrdilo lahko varneje uporabljate tako, da:

• uporabljate pametno kartico, varnostni USB ključek ali drugo namensko sredstvo, ki za podpis zahteva PIN,
• računalnik zaščitite z močnim geslom in rednimi varnostnimi posodobitvami,
• certifikata ne delite z drugimi osebami,
• PIN kode ne hranite skupaj s certifikatom,
• pri poslovni uporabi upoštevate navodila skrbnika informacijske opreme oziroma ponudnika digitalnega potrdila.

Kdaj digitalno potrdilo preklicati?

V primeru, da je ogrožena zanesljivost uporabe ključa, če sumite na zlorabo, ste spremenili svoje podatke ali izbrisali svoje digitalno potrdilo, morate digitalno potrdilo preklicati. To lahko opravite ustno ali pisno v elektronski obliki, prek telefona ali osebno pri njegovem izdajatelju.