Produktivnost in učinkovitost ni vedno odvisna od lokacije dela. S kančkom discipline in pravo opremo lahko doma naredimo marsikaj, celo več kot v pisarni. Toda ni tako preprosto, kot morda mislite in delo od doma prav gotovo niso počitnice.
Med prisilnim posedanjem doma se je izkazalo, da lahko marsikje delovni proces poteka na daljavo, brez fizične prisotnosti zaposlenih v pisarnah oziroma okoljih delodajalca. Kasneje so se razmere umirile in večina delavcem se je vrnila na svoja mesta. Delo doma preprosto ni za vsakogar. Nekateri in s tem ni nič narobe, potrebujejo vodenje in fizični nadzor. In oni, ki ga ne in so učinkoviti, čeprav jih nihče ne diha za ovratnik. Ceniti znajo morebitni mir, ki so ga deležni doma in so dovolj disciplinirani, da jih ne premamijo skušnjave. Toda ravno tako se morajo prilagoditi s preureditvijo prostorov, izmisliti rutino, ki se je bodo poslej držali, navdušiti domače ter jih hkrati dopovedati, da čeprav so doma, to še ne pomeni, da imajo vedno čas za njihove kaprice.
Ponekod odlični rezultati dela na daljavo
Zadnje leto in pol je ponudilo precej primerov, da delo od doma, morda celo proti pričakovanjem, teče odlično in daje boljše rezultate v primerjavi z delom v pisani. Če ljudje vedo, kaj je treba narediti in so kolikor toliko vestni ter marljivi, to običajno tudi naredijo. In če vsak dan še ne izgubijo od ure do dveh ali celo več za prevažanje sem ter tja, lahko naloge opravijo celo bolje ali pa jim ostane več prostega časa, kar dobro vpliva na počutje, motivacijo in navdih, ko se je treba nečesa resno lotiti. Če česa ne bodo pogrešali, je to zagotovo izgubljanje časa in živcev na poti v službo in nazaj domov.
Seveda je tudi pri tej obliki dela nujno treba upoštevati in spoštovati zakonodajo, ki ureja to področje. Pravna plat ni vsebina članka, kajti osredotočili smo se na druge pogoje, ki morajo biti prav tako izpolnjeni.
Na prvem mestu organizacija dela in časa
Prvo in morda celo najbolj pomembno pravilo je, da na domače delovno mesto ne hodite v pižami in copatih. Zjutraj počnite enako, kot če bi se odpravili od doma. Umijte se, oblecite, poljubite ženo (moža) in otroke ter se odpravite, čeprav ne greste nikamor. Ko delate od doma, ste za družinske člane enako nedostopni, kot ko ste v pisarni. Lahko vas pokličejo na telefon, a drugače naj vas pustijo pri miru. Rutina je temelj discipline in posredno učinkovitega opravljanja dela. Pomembno je, da se tega zavedate. Osredotočite se na naloge in naj vas nič ne zmoti. Med delom si vzemite odmore, kot ste jih navajeni iz pisarne in ko zaključite za tisti dan, do naslednjega dne pozabite na »službo«. Prednost dela od doma je malce večja svoboda v organizaciji časa, v kolikor vam tega ne opredeljujejo dogovorjeni video klici, toda, ko se isteče osem ur, zaključite. Največja napaka, ki jo lahko stori preveč vesten delavec, je, da doma dela dlje, kot bi delal v pisarni. Za vsak primer, da mu nadrejeni ne bi mogel česarkoli očitati, ali zaradi lažne slabe vesti, ker morda mislite, da niste naredili dovolj. Verjemite. Najtežje je zaključiti delovni dan in na stran odpoditi misel, »samo še tole naredim, pa bom zaključil«.
Zato zjutraj narediti načrt dela oziroma obveznosti tistega dne. Sledite napisanemu, beležite opravljeno delo in naredite opombe, ko je treba še kaj narediti. Ko se delovni dan počasi izteka, napravite krajše poročilo opravljene, vpišite ure in preverite, ali ste bili dovolj učinkoviti. Sčasoma bo delo doma postalo rutina in vam ne bo treba več pisati poročil in šteti ur, razen, če tega ne bodo zahtevali nadrejeni.
Ustvarite primerno delovno okolje
Nadvse pomembno za učinkovito delo od doma je izbira prostora. Optimalno je, če imate za delo na voljo sobo, drugače pa najdite primeren miren kotiček. Jedilna miza v kuhinji, bližina hrupnih gospodinjskih naprav ali prostor, v katerem se ves čas zadržujejo ali se skozenj sprehajajo drugi družinski člani, ni najboljša izbira. Ko je prostor izbran, sledi opremljanje. Potrebujete dovolj veliko pisalno mizo s predalniki za hranjenje delovnih pripomočkov in udoben ter ergonomsko primeren stol. Kuhinjski stol niti približno ni primeren, kajti dolge ure sedenja na njem, bodo zagotovo pustile posledice. Ker delo od doma zahteva stalno povezavo razmislite najmanj o hitro in stabilni brezžični povezavi. Še boljši je kajpada priključek za ožičeno domače omrežje. Nikar pri kakovosti povezave ne sklepajte kompromisov, kajti nizke internetne hitrosti bodo zagotovo slabo vplivale na delovno učinkovitost.
Ne varčujte, saj gre za oči!
Oddaljeno delo je povezano s prenosnim računalnikom. Čeprav je odličen za prenašanje in večinoma tudi več kot dovolj zmogljiv za večino pisarniških opravil. Zaplete se pri ergonomiji. Najmanj, kar potrebujete, so še tipkovnica, miška in monitor. Ta naj ne bo premajhen, temveč čim večji, da bo hkrati nudil veliko delovno površino, na kateri boste imeli zlahka hkrati odprtih več programov za višjo produktivnost. Morda se sprašujete, kakšni naj bosta drugi dve, kot smo dejali, nujno dodatni napravi. Predlagamo brezžične s podporo vmesnika Bluetooth, saj vam ne bosta odjedla priključkov, ki jih na ohišju prenosnikov vedno premalo. Iz tega razloga razmislite o priključni postaji oziroma o razširitveni enoti, na primer zvezdišče USB, kajti prej ali slej boste ugotovili, da je priključkov premalo.
Kaj pa namizni računalnik? Zanj se odločite takrat, ko vam računalnika ni treba prenašati. Vedno delate od doma in vas hibridno delo, malo doma, malo v pisarni, ne zanima. Prav tako so namizni računalniki primernejši za zahtevna računalniška opravila, kot je urejanje videa. Cenejši so namreč od enako zmogljivega prenosnega računalnika za ustvarjalce vsebin.
Poskrbite za varnost
Ko delate od doma, ste v svet povezani preko naprav domačega omrežja, največkrat brezžičnega omrežja. Katerega leta ste usmerjevalnik kupili ali vam ga je namestil tehnik operaterja? Prepričani smo, da od takrat, čeprav so pretekla leta, niste spremenili gesla za dostop v omrežje. Še vedno je isto in niti sanja se vam ne, komu vsemu ste ga zaupali. Morda vsem, ki so prišli na obisk in prosili zanj. Njihove naprave ga še vedno hranijo. Skrajni čas je, da geslo končno spremenite. Novo naj bo močno, torej dolgo in takšno, da ga ni mogoče uganiti. Enako velja za gesla, ki jih uporabljate za dostop do službenih programov ali storitev. Nikar ne imejte enega za vse, zasebne in službene namene. Še posebej varujte geslo za dostop do službenega omrežja preko navideznega zasebnega predora (VPN). Redno ga spreminjajte, tudi če tega nihče ne zahteva.
S tem še niste izčrpali z vsemi opravil, ki jih lahko doma naredite za višjo varnost dela od doma. Še eno je. Omejite dostop do naprav, ki jih uporabljate za službene namene drugim, še posebej otrokom. Nevede in po nesreči lahko spremenijo pomembne podatke ali povzročijo okužbo s škodljivo kodo. Ne pozabite, da je skrb za varnost ves čas trajajoč proces, ki ga v službenem okolju običajno opravljajo drugi, doma pa pade na vaša ramena.
Dostop do poslovnega sistema podjetja
Potrebne programe oziroma dostop do poslovnega sistema podjetja vam kajpada mora omogočiti delodajalec. Verjetno bo tudi zahteval, da ste med delovnim časom s podjetjem povezani prek navideznega zasebnega omrežja (VPN), kajti le v tem primeru bo varnost enakovredna varnosti v pisarni. Samo tako imate lahko od doma dostop do vsega na enakovreden način kot prek službenega računalnika v poslovnem omrežju podjetja. To pomeni, da lahko delate enako učinkovito oziroma produktivno ne glede na lokacijo. Poleg omenjenega je pomembno še, da imate hitro podatkovno povezavo v obe smeri. Ko namreč delate od doma, podatke posredujete v poslovni sistem. Kadar je teh veliko in hitrost prenosa podatkov v smeri od uporabnika prenizka, boste delali počasneje. Zato potrebujete podatkovno povezavo hitro najmanj 10 Mb/s ne glede na smer.
Delo od doma je najbolj prožna oblika zaposlitve, vendar ni primerna za vsa delovna mesta, za vse poklice. Uradnik, delavec v pisarni, programer lahko vse dni preždijo doma, pa bo delo opravljeno. Informatik podobno, čeprav mora vsaj enkrat do dvakrat na teden biti na delovnem mestu, da opravi, česar od daleč ne more. Medtem ko zdravnik ali zidar ne moreta delati od doma. A kjer koli je takšna oblika dela možna, potem dokazano prinese prednosti vsem vpletenim.
Avtor: Marjan Kodelja
